MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE
1. ACCUEIL PHYSIQUE, TELEPHONIQUE -SECRETARIAT : SERVICE RH ET TECHNIQUE
1.1 Recevoir et orienter les demandes
1.2 Répondre aux appels téléphoniques, prise de messages
1.3 Prendre et organiser les rendez-vous de l’équipe
1.4 Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
1.5 Remise des clefs et badges visiteurs
1.6 Rédaction des courriers sortants
1.7 Rédaction des comptes rendus/rapports et tableaux de bord
1.8 Saisie des heures des agents des services techniques sur logiciel MAINTI4
1.9 Saisie des congés des agents des services techniques
2. GESTION DES CANDIDATURES
2.1 Réponse et suivi des demandes d’emplois (occasionnels, stages…)
2.2 Gérer et actualiser une base d’informations du suivi des demandes
3. SUIVI DES FORMATIONS
3.1 Saisie et suivi des demandes de formations
3.2 Suivi et établissement des devis, des formations réglementaires (CACES, Habilitations électriques…)
3.3 Elaboration des autorisations de conduite des formations réglementaires
4. AIDE A LA GESTION DE LA MASSE SALARIALE
(en concertation avec l’agent chargé de la paie)
4.1 Elaborer fiche nouveaux recrutés avec renseignements nécessaires à l’élaboration des contrats et de
la paie
4.2 Demande Casier Judiciaire et Déclaration Préalable Unique à l’embauche
4.3 Tenue à jour des documents imposés par les dispositions légales et réglementaires (SFT, enfant
malade, certificat de scolarité)
4.4 Elaborer les états comptables et tableaux de bord relatifs à certains remboursements de frais de
personnel (Limoges Métropole, CIOL, CCAS,…)
5. MEDAILLES DU TRAVAIL
5.1 Elaborer demandes de Médailles du Travail auprès de la Préfecture
5.2 Commande Médailles du Travail
6. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DE DOCUMENT
7. REALISER TOUTES MISSIONS NECESSAIRES DANS L’INTERET DU SERVICE
COMPETENCES
Connaissances
– Techniques rédactionnelles de secrétariat
– Logiciels de bureautique
– Procédures administratives
– Techniques de recherche documentaire
Savoir-être
– Qualités rédactionnelles
– Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
– Dynamisme
– Capacité d’adaptation
– Capacités à travailler seul et en équipe
– Sens de l’organisation
– Polyvalence
Emploi de catégorie C, filière administrative sous la direction du Directeur des Services Techniques et de la Responsable des Ressources Humaines.